I. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
1. Chức năng
Là đơn vị chuyên môn nghiệp vụ trực thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Sở tổng hợp xử lý thông tin, điều phối các hoạt động, đảm bảo các điều kiện làm việc, quản lý tài sản và trang thiết bị của cơ quan; thực hiện công tác quản trị hành chính; công tác kế hoạch, tài chính; công tác ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng Hệ thống ISO và công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
Nhiệm vụ, quyền hạn
Tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Công tác Tổng hợp - Hành chính
- Tổ chức thu thập thông tin nắm bắt tình hình, thực hiện các loại báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định;
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác theo (tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm).
- Chánh Văn phòng Sở được Giám đốc Sở uỷ quyền ký duyệt các văn bản đến để chuyển cho lãnh đạo Sở và các phòng, đơn vị thuộc Sở xử lý. Ký các văn bản thông báo ý kiến của lãnh đạo Sở trong toàn ngành, đồng thời tổ chức kiểm tra, theo dõi và hướng dẫn thực hiện. Ký các văn bản giao dịch công tác với các cơ quan trong và ngoài ngành như: giấy giới thiệu, giấy mời, xác nhận chữ ký của cán bộ, công chức trong cơ quan. Ký sao lục văn bản theo quy định.
- Chủ trì hướng dẫn các đơn vị, phòng, ban áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong cơ quan hành chính theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động của cơ quan; Hướng dẫn chỉnh lý các dự thảo văn bản của Sở theo quy định hiện hành về thể thức văn bản.
- Phối hợp các đơn vị chuẩn bị nội dung, tài liệu các cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết toàn ngành hoặc chuyên đề theo sự phân công của lãnh đạo Sở; tổ chức và phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc… của Sở
- Dự các cuộc họp, viết biên bản; thông báo nội dung theo chỉ đạo của lãnh đạo Sở; đôn đốc các phòng ban, đơn vị thực hiện đúng quy định chế độ làm việc, giao ban hội họp, thông tin báo cáo,…
- Tổ chức thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành công văn đi, đến; quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ, văn bản; tổ chức in ấn, sao chụp, phát hành các văn bản của Sở theo đúng thể thức và thủ tục qui định; quản lý và thực hiện đóng các con dấu của Sở theo quy định; tổ chức thực hiện công tác giao liên.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan, phòng cháy chữa cháy; Xây dựng quy chế làm việc, quy chế dân chủ của cơ quan và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện Nội quy, Quy chế làm việc, Quy chế dân chủ của cơ quan; tổ chức xây dựng và thực hiện “Công sở văn minh – sạch đẹp – an toàn”; công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ bí mật theo quy định của Nhà nước.
- Phối hợp, tham gia tổ chức, triển khai các hoạt động trong việc nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ tư liệu về hoạt động văn hoá, thể thao và du lịch phục vụ công tác quản lý Nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của Sở. Quản lý Trang thông tin điện tử của Sở (website). Trực tiếp phụ trách bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở.
- Quản lý tài chính khối hành chính Sở theo quy định hiện hành; Hướng dẫn các thủ tục tài chính đối với các phòng, ban thuộc Sở.
- Tổ chức quản lý tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc, phương tiện đi lại … của khối hành chính Sở.
- Công tác hành chính – quản trị; điều phối phương tiện đi lại, phục vụ yêu cầu công tác của Ban giám đốc.
- Là đầu mối giao dịch giúp lãnh đạo Sở trong hoạt động hợp tác lĩnh vực văn hóa, thể thao, du lịch, gia đình với các tỉnh, thành phố trong và ngoài nước.
- Thực hiện báo cáo công tác đối ngoại hàng năm, theo dõi quản lý đoàn ra, đoàn vào của Sở.
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân (tiếp đón khách, phiên dịch…).
b) Công tác Kế hoạch – Tài chính
- Trên cơ sở chương trình công tác của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội của tỉnh, hoạt động thực tế của ngành, xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm, hàng năm; chương trình mục tiêu, chương trình xã hội hóa hoạt động của ngành; dự thảo các văn bản pháp quy thuộc lĩnh vực kế hoạch, đầu tư, tài chính và các dịch vụ công của Sở.
- Tổ chức hoặc phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch hàng năm của các đơn vị trực thuộc Sở.
- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc xây dựng dự toán ngân sách hàng năm; phân bổ dự toán ngân sách cho các đơn vị thuộc Sở và các đơn vị liên quan.
- Thẩm định, phê duyệt quyết toàn tài chính của các đơn vị thuôc Sở; tổng hợp quyết toàn ngân sách và công khai tài chính, ngân sách hàng năm.
- Kiểm tra công tác kế toán và quản lý tài chính của các đơn vị thuộc Sở; kiểm tra, quyết toán các dự án.
- Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, thống kê với các đơn vị thuộc Sở.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chương trình cải cách hành chính phần tài chính.
- Hướng dẫn và chủ trì thực hiện thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của Sở theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn, quản lý và kiểm tra việc sử dụng tài sản, trang thiết bị nhà nước của Sở và các đơn vị thuộc Sở theo quy định.
- Tham mưu thực hiện nhiệm vụ chủ đầu tư các dự án đầu tư xây dựng cơ bản.
- Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế Quản lý tài sản công và hướng dẫn thực hiện quy chế.
c) Bảo đảm trật tự, kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của cơ quan.
d) Thực hiện công tác dân vận của Sở
đ) Chủ trì, phối hợp với phòng Tổ chức - Pháp chế và các phòng, đơn vị có liên quan xây dựng kế hoạch, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực quản lý nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ của phòng được phân công.
e) Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc Sở giao.
II. Tổ chức bộ máy